• STEUERRECHT
• HANDELSRECHT
• SOZIALRECHT

Grundsätzlich gilt:

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in dem Dokument vorgenommen wurde. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Vertrages.

geregelt in der Abgabenordnung (AO):

§ 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen:

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

• 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, [=> 10 Jahre]
• 2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, [=> 6 Jahre]
• 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, [=> 6 Jahre]
• 4. Buchungsbelege, [=> 10 Jahre]
• 4a. Unterlagen … des Zollkodex der Union, [=> 10 Jahre]

• 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. [=> 6 Jahre]

…

(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren,

…

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

geregelt im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie u.a. im GmbH Gesetz und Aktiengesetz:

§ 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse …, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, [=> 10 Jahre]
2. die empfangenen Handelsbriefe, [=> 6 Jahre]
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, [=> 6 Jahre]
4. Belege für Buchungen … (Buchungsbelege). [=> 10 Jahre]

…

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss … oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

§ 74 Abs. 2 GmbH-Gesetz; Aufbewahrung von Büchern und Schriften

(2) Nach Beendigung der Liquidation sind die Bücher und Schriften der Gesellschaft für die Dauer von zehn Jahren einem der Gesellschafter oder einem Dritten in Verwahrung zu geben. …

§ 273 Abs. 2 Aktiengesetz; Schluß der Abwicklung

(2) Die Bücher und Schriften der Gesellschaft sind an einem vom Gericht bestimmten sicheren Ort zur Aufbewahrung auf zehn Jahre zu hinterlegen.

geregelt im Sozialgesetzbuch (SGB):

§ 28 f SGB IV Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung

(1) Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. … Für die Aufbewahrung der Beitragsabrechnungen und der Beitragsnachweise gilt Satz 1.

§ 98 SGB X Auskunftspflicht des Arbeitgebers

(1) Soweit es … erforderlich ist, hat der Arbeitgeber auf Verlangen dem Leistungsträger … Auskunft über die Art und Dauer der Beschäftigung, den Beschäftigungsort und das Arbeitsentgelt zu erteilen. ... Der Arbeitgeber hat auf Verlangen die Geschäftsbücher, Listen oder andere Unterlagen, aus denen die Angaben über die Beschäftigung hervorgehen, … vorzulegen. …